ЭОД включает в себя обмен стандартизованной, структурированной информацией между организациями, допускающих прямую связь между своими компьютерными системами и ограничивающие привлечение персонала и повторный ввод информации. Главной целью ЭОД является автоматическая обработка информации о ценах, принятие заказов, выписка счетов и генерирования другой документации на высокой скорости и при очень низких затратах. ЭОД успешно применяется таможенными службами для обработки разнообразной внешнеторговой информации, что приводит к облегчению и упрощению международной торговли.

Самый прототип международной торговой сделки может насчитывать более 50 участников, связанных переговорами, в которых определяются начальные условия контракта-базовая основа, на которой возникает соглашение. Каждый из этих участников, в свою очередь, принимает на себя обязательства по содержанию потока информации, относящейся к соглашению. Обычно каждый участник не просто получает и передает информацию, а отвечает за создание некой новой информации, которая, комбинируясь с уже существующей, обеспечивает следующих участников адекватной информационной основой.

В традиционной («бумажной») торговли накапливается огромное количество документов, сопутствующих операции. Очень часто приводится такой пример. Один средний корабль, прибывающий с грузом в порт назначения, может везти на борту более 1000 кг бумажных документов, касающихся товаров, которые транспортируются этим судном. При этом каждый документ из этого количества будет рассматриваться или коммерческим, или административным лицом — участником реализации торговой сделки.

В электронной торговле существо используемой информации не меняется, не меняются и не будут ущемлены информационные потребности участников соглашения. Происходит трансформация способов создания, хранения и обработки информации. Но электронная торговля не меняет основных функций традиционных участников сделки.

Из наиболее отработанных на сегодняшний день метод кодирования последовательных транзакций и их обработки в режиме он-лайн используется уже около 30 лет и представляет собой индустрию с общим оборотом ЭОД — трансакций в несколько сотен миллиардов долларов.

С помощью ЭОД поток фактических данных, необходимых для каждого участника сделки, в настоящее время переводится в эквивалент бумажного формата. Иными словами, информация организуется и структурируется в электронные сообщения, которые обычно и называются так же, как обычные бумажные документы: заказ, инвойс, отгрузочной ведомости, международная товарно-транспортная накладная, страховой полис, таможенная декларация и т.д. Кстати, упомянутые документы имеют свои эквиваленты в терминах международных стандартов ЕДИФАКТ (электронных международных стандартных сообщений для управления, торговли и транспорта — Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).

ЕДИФАКТ разрабатывался с целью дать компаниям возможность осуществлять полный цикл делового взаимодействия с многочисленными партнерами: поставщиками, клиентами, компаниями по предоставлению услуг, банками и другими организациями на основе единого стандарта и единой технологии. Несмотря на то, что при разработке синтаксиса глобального языка делового общения первоначально предполагалось, что он будет машинно-и программно-независимым, преодолеть барьеры национальных стандартов и торговых обычаев оказалось все же достаточно сложно.

Как часто случается с новыми технологиями, внедрения ЭОД происходило медленнее, чем предполагалось. Объяснить это можно тем, что компании находили слишком сложным интегрирования ЭОД с их внутренней и организационной структурой, причем описание стандарта не было широкодоступным, да и количество потенциальных партнеров было сравнительно небольшим. За последнее время ситуация все же заметно изменилась. По всему миру все большее число фирм начинает использовать ЭОД, причем крупные компании часто требуют от своих партнеров, чтобы те были в состоянии принимать ЭОД — сообщения. Иногда крупные компании даже оказывают помощь своим партнерам — сравнительно небольшим фирмам — в овладении ЭОД — технологии.

ЭОД избавляет от необходимости обработки, почтовой пересылки и повторного ввода в компьютеры информации с бумажных документов — процесса, который не только довольно неэффективный, но может также порождать и ошибки.